Information zur Datenverarbeitung

Information nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO für Kunden und Geschäftspartner: Datenverarbeitung durch die In-Sys-Tec GmbH

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die In-Sys-Tec GmbH, Hospitalstraße 10-11 in 39124 Magdeburg. Sie erreichen uns telefonisch unter 0391 – 62 885 - 0 oder per E-Mail an: service@in-sys-tec.de.

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte per E-Mail an: datenschutz@in-sys-tec.de.

2. Datenverarbeitung durch die In-Sys-Tec GmbH

2.1 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die In-Sys-Tec GmbH sind die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das aktuelle Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Verbindung mit weiteren Gesetzen (z.B. Bürgerliches Gesetzbuch, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Zollbestimmungen, UWG):

• Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe a) DSGVO im Rahmen von Einwilligungen (z.B. Werbezwecke, Kontaktaufnahmen per Telefon und/oder E-Mail)
• Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe b) DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung vertraglicher Pflichten (z.B. Anbahnung und Erfüllung von Lieferverträgen, Verleih- und Eventservice, Planung und Durchführung von Veranstaltungen)
• Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe c) DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, gesellschafts-, datenschutz- und zivilrechtliche Verpflichtungen oder aufsichtsrechtliche Vorgaben unter Beachtung der jeweiligen gesetzlichen Regelungen)
• Artikel 6 Absatz 1, Buchstabe f) DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z.B. Sicherstellung der Bonität von Kunden und Geschäftspartnern, statistische Auswertungen zur Absatz- und Umsatzkontrolle, Rückverfolgung von Produkten im Falle etwaiger Rückrufaktionen, Durchführung verkaufsfördernder Maßnahmen im rechtlich zulässigen Rahmen, Analysen zur Marktforschung und Kundenzufriedenheit, Durchführung des Mahn- und Vollstreckungswesens bei Zahlungsrückständen, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und/oder Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten).

Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft ganz oder anteilig widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

2.2 Zwecke der Datenverarbeitung und berechtigte Interessen

Die In-Sys-Tec GmbH verarbeitet personenbezogene Daten zum Zweck der Belieferung mit unseren Produkten und der Erbringung der damit verbundenen Dienstleistungen sowie der Durchführung von Veranstaltungen im Rahmen der Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung sowie zur Erfüllung der damit verbundenen gesetzlichen Pflichten (u.a. Einhaltung der rechtlichen Vorgaben und Gewährleistung der gesetzlichen Sicherheitsanforderungen). Dies beinhaltet

• Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (z.B. Angebotserstellung, Entgegennahme und Auslieferung der Bestellungen bzw. Durchführung der Veranstaltungen, Rechnungsstellung): Beschaffung und Lieferung unserer Produkte und Erbringung der mit unseren Produkten verbundenen Dienstleistungen
• Kundenservice, Pflege der Kundenbeziehung sowie der Aufrechterhaltung des Kontaktes
• Entwicklung und Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen.

Bei der Bonitätsprüfung verarbeiten wir Ihre Daten zur Vertragserfüllung und Wahrung unserer berechtigten Interessen, da es sich bei Verträgen zur Auslieferung unserer Produkte um Schuldverhältnisse handelt, bei denen wir in Vorleistung gehen. Die Daten werden bei der Vertragsanbahnung vor dem Vertragsabschluss an die beauftragte Auskunftei übermittelt.

Weiterhin verarbeiten wir Ihre Daten für Werbezwecke aufgrund unseres berechtigten Interesses, soweit Sie der Datennutzung nicht widersprochen haben, und/oder Ihrer Einwilligung. Dabei nutzen wir Ihre bei der Bestellung angegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse) zum personalisierten Versand von elektronischer Post zum Zwecke der Werbung für eigene, ähnliche Produkte oder Leistungen. Die telefonische Ansprache erfolgt aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung. Einen Widerspruch sowie den Widerruf der Einwilligungen können Sie uns jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft durch eine entsprechende Nachricht mitteilen (z.B. schriftlich, telefonisch, per E-Mail).

2.3 Quelle bzw. Herkunft der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung wurden

• entweder von Ihnen im Rahmen der Angebotsanfrage oder Bestellung selbst mitgeteilt (z.B. per Brief, E-Mail oder Kontaktformular unserer Webseite) oder
• an einen unserer Vertriebspartner oder den Hersteller gegeben und uns von diesem übermittelt.

Der Umfang der verarbeiteten Daten entspricht den von Ihnen bereitgestellten Informationen.

2.4 Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

• Daten zur Person (z.B. Anrede, Vorname, Name, Anschrift, Position, Unternehmen)
• Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Angaben zum gewünschten Produkt oder der Dienstleistung (z.B. Bestelldatum, Art, Menge, Lieferzeitpunkt, Nutzungsdauer)
• Zahlungsinformationen (z.B. Kundennummer, Produkt/Leistung, Höhe des Betrags, Fälligkeit, Angaben zu Sicherheiten und/oder Vermögensverhältnissen)
• Bankdaten (z.B. IBAN, BIC, Name des Kreditinstitutes, Name des Kontoinhabers)
• weitere personenbezogene Daten (z.B. Informationen die Sie uns zur Verfügung stellen, Angaben zu besonderen Wünschen, Interessen, Produkten, Leistungen u.a.)

2.5 Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir nutzen grundsätzliche keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Vor dem Vertragsabschluss werden die für die Bonitätsprüfung erforderlichen personenbezogenen Daten an eine beauftragte Auskunftei übermittelt (z.B. SCHUFA, Creditrefom). Auf Basis der Kreditwürdigkeit (z.B. Beurteilung der Zahlungszuverlässigkeit) werden Entscheidungen getroffen, ob der Liefervertrag zustande kommt oder abgelehnt wird. Sofern Sie der Meinung sind, dass Ihr Liefervertrag aufgrund der Bonitätsprüfung zu Unrecht abgelehnt wurde, können Sie uns Ihren Standpunkt in Textform erläutern. Wir werden die Entscheidung dann gemäß Art. 22, Abs. 3 DSGVO im konkreten Einzelfall nachprüfen.

Zur Neuentwicklung und Verbesserung unserer Dienstleistungen und Produkte analysieren wir Ihre Daten (z.B. Art und Umfang der erworbenen Produkte oder damit verbundenen Leistungen, Kauf- und Umsatzdaten). Damit möchten wir erreichen, dass Sie maßgeschneiderte, Ihren Interessen entsprechende Angebote über unsere Produkte und damit verbundenen Leistungen erhalten. Die Analyse der Daten sind für uns die Basis zur erfolgreichen Entwicklung und Verbesserung unserer Produkte und damit verbundenen Leistungen sowie zur Durchführung kundenorientierter Werbe- und Marketingmaßnahmen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, soweit Sie der Datennutzung nicht widersprochen haben, und/oder Ihrer Einwilligung. Einen Widerspruch sowie den Widerruf der Einwilligung können Sie uns jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft durch eine entsprechende Nachricht mitteilen (z.B. schriftlich, telefonisch, per E-Mail).

2.6 Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Empfänger der personenbezogenen Daten sind zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten:

• interne Stellen der In-Sys-Tec GmbH: Verwaltungszwecke, Unternehmensstrategie, Erfüllung vertraglicher und rechtlicher Verpflichtungen, Rechnungsprüfung und Überwachung sowie Forschung und Entwicklung
• Auskunfteien im Rahmen der Bonitätsprüfung (z.B. SCHUFA, Creditrefom)
• Kreditinstitute und Banken zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Hersteller, Speditionen oder Betriebe zur Auslieferung unserer Produkte
• Hersteller zur Erbringung von Garantieleistungen, Reparaturen oder Supportleistungen
• Inkasso-Unternehmen im Rahmen der Durchführung von Mahn- und Inkassomaßnahmen bei Zahlungsrückständen sowie der Beitreibung offener Forderungen (z.B. Creditreform)
• Aufsichtsbehörden und Behörden (z.B. Finanzamt, Rechnungsprüfungsamt, Zollbehörden, Ermittlungsbehörden) sowie weitere Dritte (z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) zur Erfüllung gesetzlicher Auskunfts- und Mitteilungspflichten
• Versicherungen, Schlichtungsstellen, Rechtsanwälte, Justizbehörden und Gerichte bei der Durchsetzung rechtlicher Ansprüche und/oder Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Externe Auftragnehmer gemäß Art. 28 DSGVO (z.B. IT-Dienstleister, Softwarehersteller, Webseitenhoster, Rechenzentren, Druckereien) zur Erbringung verschiedener Dienstleistungen.

2.7 Datenübermittlung an ein Drittland oder internationale Organisationen

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt derzeit nicht und ist nicht geplant, kann aber bei Lieferungen ins Ausland (weltweit) nicht ausgeschlossen werden. Soweit Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen und/oder an autorisierte Dritte außerhalb Deutschlands übermittelt werden, ergreifen wir entsprechend geeignete technische und organisatorische, vertragliche und rechtliche Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den festgelegten Zwecken verarbeitet werden und angemessen geschützt sind.

Bei der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten auf Social-Media-Plattformen oder auch Internetseiten kann nicht ausgeschlossen werden, dass diese auch in Ländern verarbeitet und aufgerufen werden, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen.

2.8 Dauer der Datenspeicherung

Die Speicherdauer richtet sich nach der Erforderlichkeit und den gesetzlichen Vorgaben. Das Recht auf Widerspruch bleibt davon unberührt.

Wir speichern und verarbeiten Daten auf Basis einer Einwilligung bis zum Widerruf. Bei einem berechtigten Widerspruch oder dem Widerruf der Einwilligung werden Ihre personenbezogenen Daten unmittelbar gelöscht.

Entsprechend handelsrechtlichen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind wir verpflichtet, Daten auch über die Beendigung eines Vertragsverhältnisses hinaus aufzubewahren.

Nach Wegfall der Erforderlichkeit oder Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten vollständig gelöscht. Bis zu diesem Zeitpunkt wird entsprechend der gesetzlichen Anforderungen die Verarbeitung und der Zugriff darauf eingeschränkt und die Daten werden nicht mehr verwendet. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten betragen bis zu 10 Jahre.

2.9 Pflicht zur Bereitstellung und Folgen der Nichtbereitstellung

Zur Bestellung unserer Produkte und/oder der damit verbundenen Leistungen brauchen Sie uns nur die Daten mitzuteilen, die für die Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen und unsere Produkte zu liefern bzw. damit verbundene Leistungen zu erbringen. Bei einer Verweigerung der Bereitstellung der erforderlichen Daten kommt kein Vertragsverhältnis zustande. Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir dies entsprechend gekennzeichnet.

3. Rechte der Betroffenen

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung

Betroffene haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung ihrer Daten nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten nach Art. 18 DSGVO und das Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO.

Anfragen zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte stellen Sie bitte unter Angabe Ihres vollständigen Namens und der Anschrift sowie falls vorhanden der Kundennummer per Post oder E-Mail an: In-Sys-Tec GmbH, Hospitalstraße 10-11 in 39124 Magdeburg oder datenschutz@in-sys-tec.de. Dies gilt auch für Fragen oder Beschwerden bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

3.2 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Es steht Ihnen gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO die Möglichkeit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht gemäß Art. 77 DSGVO steht Ihnen in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. Sie können die Aufsichtsbehörde, an die Sie sich wenden, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet Sie dann über den Stand und die Ergebnisse Ihrer Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs gemäß Art. 78 DSGVO.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Postfach 1947, 39009 Magdeburg.

3.3 Widerspruchsrecht

Gemäß Art. 21 DSGVO können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen. Dies betrifft insbesondere diese Fälle:

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Den Widerspruch können Sie formlos richten an: In-Sys-Tec GmbH, Hospitalstraße 10-11 in 39124 Magdeburg oder datenschutz@in-sys-tec.de. Sie können uns auch anrufen unter: 0391 – 62 885 - 0. Bitte geben Sie auch dabei Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift an.